智能化檔案櫃通常與電腦進行聯合工作，因此在建立檔案之前，工作人員需要對文件進行詳細的分類，從重要文件，到普通文件進行合理的劃分管理。借助檔案櫃電腦功能，在劃分區域上做好準備工作，儲存時才能一目了然，高效查找文件資料。
全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、陽光等侵害。支架與櫃殼一體化製成，更加堅固，承載能力強；具有保密權限功能，觸摸屏操作輸入密碼正確方可進入存取檔案操作，存儲空間可自動進行優化，可節省檔案存取時間，操作簡單易懂，處理功能，可實行檔案網絡化管理，並可與中心的MRP、ERP係統進行無縫集成對接方便二次開發。
傳統的檔案櫃生產比較簡單，不需要太複雜的東西。而智能檔案櫃就不是這麽簡單的了，我們是在傳統的檔案櫃的基礎上，不斷改良、創新，原料越用越貴的情況下，嵌入智能的係統和設備，而生產這些係統和配套的設備耗費的成本也是比較高的。
智能化檔案櫃係統運行過程中，計算機對智能化檔案櫃的運行狀態進行實時監控，並進行必要的數據交換。檔案管理軟件可對檔案存取進行日常管理，根據檔案屬性自動或手動安排儲位，對相應的智能化檔案櫃產生存取請求，根據智能化檔案櫃的反饋信息作出存取確認。定期生成報表及盤點報表，滿足檔案管理需要，可條碼輸入，也可手工輸入，提供查詢。根據用戶需要，提供與ERP的數據交換接口信息，便於接入用戶的中心管理係統。
無論是普通檔案櫃還是智能檔案櫃，標簽與條碼的標注始終需要，在電腦上可以做控製調整，但是在存儲文件上，需要將每份資料打上相應的標簽， 比如合同，榮譽獎章等，並給予數字順序，年份等，這樣以來可以有效與電腦儲存文件一一對應，保證查閱資料。
現在市場中很多的產品更新迭代是比較快的，就像手機，可能半年就會有新品進入市場，智能檔案櫃的的迭代可能不會那麽快，但在研發上也不能落後，科技信息技術在不斷飛速向前發展，這就在不斷的推動我們也要不斷的發展，在這個創新的時代，要讓智能檔案櫃的技術變得更成熟，跟得上時代進步的腳步，就需要資金的支持。
所以智能化檔案櫃價格高。
